Hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các giấy tờ và thủ tục cần thiết nhất trong năm 2024

Trên con đường của sự phát triển và hội nhập quốc tế, việc hợp pháp hóa lãnh sự đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy mối quan hệ giữa các quốc gia. Tuy nhiên, để thực hiện quá trình này một cách hiệu quả và đúng đắn, việc thu thập đầy đủ các giấy tờ và thực hiện đúng các thủ tục là vô cùng quan trọng. Hãy đến với bài viết sau để nắm rõ : Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các giấy tờ và thủ tục cần thiết nhất trong năm 2024!

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình pháp lý quan trọng nhằm xác nhận tính hợp pháp của các văn bản, giấy tờ được cấp bởi cơ quan hoặc tổ chức của một quốc gia khác. Điều này là cần thiết khi muốn sử dụng các tài liệu này tại quốc gia khác nơi mà chúng không được cấp.

Để hiểu rõ hơn, hãy tưởng tượng bạn muốn sử dụng một bằng cấp hoặc giấy tờ khác từ một quốc gia khác tại quốc gia mình đang sinh sống. Trước hết, cơ quan chức năng ở quốc gia bạn đang ở cần xác minh rằng tài liệu đó là hợp pháp và có giá trị. Quá trình này là hợp pháp hóa lãnh sự, và sau khi hoàn tất, tài liệu đó sẽ được công nhận và có thể sử dụng một cách hợp pháp tại quốc gia của bạn.

Tại Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự thường ám chỉ việc xác nhận chữ ký, con dấu, và các thông tin khác trên giấy tờ, văn bản do các cơ quan nước ngoài cấp, để đảm bảo tính hợp pháp và uy tín của chúng tại Việt Nam.

Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình mà một quốc gia chính thức công nhận hoặc chấp nhận một nước hoặc tổ chức cụ thể làm đại diện cho quốc gia đó trong các vấn đề lãnh sự. Dưới đây là một số lý do quan trọng tại sao hợp pháp hóa lãnh sự được coi là cần thiết:

• Bảo vệ quyền và lợi ích của công dân: Sứ quán lãnh sự cung cấp hỗ trợ và bảo vệ cho công dân ở nước ngoài.

• Thúc đẩy giao lưu và hợp tác quốc tế: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và đối thoại giữa các quốc gia.

• Quản lý và giải quyết tranh chấp: Đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp giữa các quốc gia.

• Hỗ trợ doanh nghiệp và thương mại: Cung cấp thông tin thị trường và giải quyết tranh chấp thương mại.

• Đàm phán và ký kết các thỏa thuận quốc tế: Tham gia vào quá trình đàm phán và ký kết các thỏa thuận quốc tế.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Để hợp pháp hóa lãnh sự, quy trình thường khá rõ ràng và phụ thuộc vào nơi bạn muốn sử dụng tài liệu. Ở trong nước, bạn có thể nộp hồ sơ tại trụ sở của cơ quan Ngoại vụ địa phương, được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại nước ngoài, thủ tục này thường được thực hiện tại các cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở đó, hoặc thông qua các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự. Cụ thể địa chỉ hợp pháp hóa lãnh sự:

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu Hà Nội:

- Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội –  Tel. +84 4 37993127

Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM:

- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – Tel: (+84 28) 38224224

Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài:

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự online

- Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Có một số loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật. Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại này bao gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa đổi hoặc tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc với giấy tờ khác trong hồ sơ.

• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký hoặc con dấu không phải là gốc và không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên tài liệu.

• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam hoặc không phù hợp với chính sách của Nhà nước.

Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật. Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các trường hợp này bao gồm:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên.

• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự 

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự là quy trình quan trọng theo quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG. Dưới đây là các bước cụ thể:

1. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài:

• Tờ khai theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online.

• Bản chính hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân (CMND, hộ chiếu) không cần chứng thực.

• Giấy tờ đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

• Phong bì có địa chỉ người nhận (đối với gửi qua đường bưu điện).

• Trường hợp cần, người đề nghị có thể được yêu cầu xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ.

2. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam:

• Tờ khai LS/HPH-2012/TK.

• Bản chính hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân.

• Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

• Bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu cần).

• Phong bì có địa chỉ người nhận (đối với gửi qua đường bưu điện).

• Trường hợp cần, người đề nghị có thể được yêu cầu xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ.

**Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ:

- Giấy tờ cần có ít nhất 02 tờ và được dấu giáp lai.

- Giấy tờ nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận trước khi hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Để tiện lợi và chính xác, quy trình thực hiện như sau:

1. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài:

• Chứng thực tài liệu ở cơ quan công chứng nước ngoài.

• Xin chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao nước ngoài.

• Xin chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao Việt Nam.

• Dịch thuật tài liệu ra tiếng Việt (nếu cần).

2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Việt Nam:

• Dịch thuật tài liệu ra tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi sử dụng.

• Xin chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao Việt Nam.

• Xin xác nhận từ cơ quan ngoại giao quốc gia nơi sử dụng.

• Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giấy tờ và thực hiện đúng thủ tục là chìa khóa để hợp pháp hóa lãnh sự một cách hiệu quả.

Hy vọng với những thông tin trên, giúp bạn nắm rõ khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Cũng như các loại giấy tờ và thủ tục hợp pháp lãnh sự để có sự chuẩn bị đầy đủ nhất. Nếu bạn có thắc mắc gì về các thủ tục hợp pháp lãnh sự có thể liên hệ tới công ty VISA ĐẤT VIỆT để được tư vấn giải đáp nhé!